Guide des droits et des démarches administratives

Déclaration sociale nominative
Fiche pratique

Loi Avenir professionnel et obligation d'emploi des travailleurs handicapés - 05.09.2018

A compter du 1er janvier 2020, la loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel imposera, sauf exceptions, à l'employeur (même de moins de 20 salariés) de déclarer par le biais de la DSN l'effectif total de travailleurs handicapés dans son entreprise.

Dans l'attente des décrets d'application, les informations contenues dans cette page restent d'actualité.

La DSN est la déclaration sociale que les employeurs doivent utiliser pour déclarer et payer les cotisations aux organismes sociaux autres que les Urssaf, notamment les caisses de la mutualité sociale agricole (MSA), l'Agirc-Arrco, les organismes complémentaires gestionnaires de contrats collectifs d'entreprise et certains régimes spéciaux ou professionnels. La DSN a été déployée en 3 phases pour remplacer progressivement l'ensemble des déclarations sociales.

  • Toutes les entreprises employant des salariés sont concernées par la DSN depuis le 1er janvier 2017. Si votre entreprise a plusieurs établissements, vous devez réaliser une DSN pour chaque établissement "employeur" disposant d'un numéro SIRET propre.

  • Certains employeurs ne sont pas concernés par la DSN :

    • les particuliers employeurs ;

    • les employeurs de la fonction publique ;

    • certaines entreprises situées dans des zones géographiques non concernées par la DSN (Monaco, certaines collectivités d'Outre-Mer, certaines entreprises de Mayotte sans SIRET).

La DSN remplace l'ensemble des déclarations sociales adressées aux organismes de protection sociale pour leur permettre de calculer les cotisations, contributions sociales et certaines impositions dues ainsi que les droits des salariés en matière d'assurances sociales, de prévention de la pénibilité et de formation.

La DSN phase 1 (avril 2013 à fin 2015) a remplacé 5 déclarations et la DSN phase 2 (mars 2015 à fin 2016) en a remplacé 9.

La DSN phase 3 (septembre 2016 à janvier 2018) a remplacé les déclarations sociales des organismes de retraite complémentaire et des complémentaires santé et prévoyance, ainsi que celles du régime agricole.

La DSN a remplacé les déclarations suivantes :

  • les attestations de salaire pour le paiement des indemnités journalières (DSIJ) en cas de maladie, maternité, paternité, pour les régimes général et agricole de la Sécurité sociale ;

  • les attestations employeurs (AE) destinées à Pôle emploi, les déclarations mensuelles de mouvements de main d'œuvre (DMMO) pour les entreprises de 50 salariés et plus et les enquêtes mensuelles de mouvements de main d'œuvre (EMMO) pour les entreprises de moins de 50 salariés ;

  • les formulaires de radiation destinés aux organismes complémentaires gérant les contrats collectifs (institutions de prévoyance, mutuelles, sociétés d'assurances) ;

  • la déclaration unifiée des cotisations sociales (DUCS), adressée aux Urssaf et CGSS ;

  • le bordereau récapitulatif des cotisations (BRC) ;

  • le tableau récapitulatif annuel (TRA) ;

  • le relevé mensuel de mission (RMM) pour les entreprises de travail temporaire (ETT).

La DSN a remplacé les formulaires et démarches suivantes liés aux formalités de recouvrement pour :

- les institutions de retraite complémentaire et des institutions de prévoyance : DUCS et Bordereau de cotisations des mutuelles et des sociétés d'assurance ;

- la Mutualité sociale agricole (MSA) : déclaration trimestrielle des salaires (DTS) et bordereau de versement mensuel (BVM) ;

- certains régimes (CAMIEG, CNIEG, CRPCEN, CRPNPAC, CPRP SNCF, IRCANTEC).

En principe, la dernière déclaration annuelle de données sociales (DADS) à souscrire est celle relative à l'année 2016, à échéance le 31 janvier 2017.

Depuis 2017, le flux de données transmis dans le cadre de la DSN remplace toutes les déclarations incluses dans la DADS. L'employeur a donc du réaliser 12 DSN en 2017.

L'employeur ne doit plus compléter les rubriques de la DSN spécifiques à la CVAE. Le projet de remplacement de la déclaration de l'effectif salarié sur la déclaration n° 1330 CVAE par la DSN a été abandonné.

La déclaration CVAE des effectifs salariés et de la valeur ajoutée (formulaire n°1330 CVAE) continuera à être télédéclarée une fois par an, selon les conditions habituelles.

À savoir
Les entreprises qui n'auraient pas de DSN dès le début de l'année 2017 doivent encore réaliser une DADS en janvier 2018.

La DSN phase 3 intègre de nouvelles déclarations, en plus de celles incluses dans le périmètre DSN. Il s'agit de :

  • déclarations nominatives aux régimes de retraite complémentaire obligatoires, à la CMSA, à certains régimes spéciaux ;

  • déclarations aux organismes complémentaires gestionnaires de contrats collectifs d'entreprise ;

  • déclaration annuelle des départs en préretraite ;

  • déclaration des effectifs pour la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) ;

  • formalités pour l'alimentation du compte personnel de formation (CPF) par la caisse des dépôts et consignation ;

  • déclaration des expositions aux facteurs de risques professionnels ;

  • déclaration aux caisses de congés payés (CP).

Depuis le 1er janvier 2018, la DSN remplace définitivement la déclaration des effectifs destinée à l'Urssaf.

La DSN relative aux paies doit être souscrite au cours du mois suivant la période d'emploi rémunérée :

  • au plus tard le 5 du mois pour les employeurs d'au moins 50 salariés et dont la paye est versée au cours du même mois que la période de travail ;

  • au plus tard le 15 du mois dans les autres cas (employeurs de 50 salariés et plus en décalage de paye, employeurs de moins de 50 salariés).

La DSN est transmise mensuellement et le paiement des cotisations est donc mensuel. Cependant, les TPE conservent un paiement trimestriel de leurs cotisations sociales en 2017 qui pourra être maintenu les années suivantes sur demande aux Urssaf.

Exemple : pour 2017, si des modifications sont à réaliser sur des déclarations déjà adressées au titre d'un mois déclaré, il convient de porter ces éléments via l'utilisation d'un bloc de régularisation rattaché au mois concerné, dans la DSN suivante.

Il n'est plus nécessaire de produire le tableau récapitulatif annuel Urssaf : les régularisations doivent être effectuées au sein des DSN mensuelles.

À noter
Depuis le 1er janvier 2018, l'application des taux et plafonds d'un mois sont ceux en vigueur lors de la période d'activité, même en cas de versement du salaire le mois suivant.

Effectif de l'entreprise

Paiement des salaires

Exigibilité de la DSN

Exigibilité des cotisations et contributions sociales en 2018

Moins de 50 salariés

Quelle que soit la date

Le 15 du mois M+1

Le 15 du mois M+1

(sauf option exercée avant le 31 décembre 2017 pour exigibilité trimestrielle en 2018)

Moins de 11 salariés ayant opté pour une exigibilité trimestrielle

Le 15 du 1er mois du trimestre qui suit

À noter
Depuis le 1er janvier 2018, les employeurs occupant au plus 9 salariés doivent payer leurs cotisations et contributions sociales de manière mensuelle. Ils peuvent aussi opter pour le paiement trimestriel avant le 31 décembre 2017. Cette demande est à effectuer en ligne sur le site de la MSA. Cette option est également possible pour les employeurs de moins de 11 salariés.

Effectif de l'entreprise

Paiement des salaires

Exigibilité de la DSN

Exigibilité des cotisations et contributions sociales en 2018

50 salariés et plus

Mois M

Le 5 du mois M+1

Le 5 du mois M+1

Mois M+1

Le 15 du mois M+1

Le 15 du mois M+1

Depuis le 1er janvier 2018, les employeurs occupant au plus 9 salariés doivent payer leurs cotisations et contributions sociales de manière mensuelle. Ils peuvent aussi opter pour le paiement trimestriel avant le 31 décembre 2017. Cette demande est à effectuer en ligne sur le site de la MSA. Cette option est également possible pour les employeurs de moins de 11 salariés.

Des règles particulières concernent certains employeurs qui pratiquaient le décalage de paie au 24 novembre 2016. Un calendrier transitoire est prévu de 2018 à 2020 pour les dates de paiement dérogatoires.

Exemple : une entreprise de 15 salariés devra verser ses cotisations sociales au plus tard le 5 avril 2018 pour le travail effectué en février 2018 et rémunéré entre le 11 et le 31 mars 2018.

Employeurs concernés

Exigibilité de la DSN

Date de versement des cotisations sociales

Période d'emploi 2018

Période d'emploi 2019

Période d'emploi 2020

Employeurs de plus de 9 salariés et moins de 50 salariés dont la date de paiement des salaires est effectuée de manière définitive après le 10e jour du mois suivant la période de travail à laquelle se rapporte le versement des rémunérations

Le 15 du mois M+1

Au plus tard le 5 du mois M+2 suivant la période de travail

Au plus tard le 25 du mois M+1 suivant la période de travail

Au plus tard le 20 du mois M+1 suivant la période de travail

Employeurs de 50 salariés et plus dont la date de paiement des salaires est effectuée de manière définitive entre le 21e jour et la fin du mois suivant la période de travail à laquelle se rapporte le versement des rémunérations

Au plus tard la fin du mois suivant la période de travail

Au plus tard le 25 du mois M+1 suivant la période de travail

Au plus tard le 20 du mois M+1 la période de travail

Attention
Les entreprises qui ne pratiquaient pas le décalage de paie avant le 24 novembre 2016, notamment celles immatriculées après cette date, ne peuvent pas bénéficier de ce calendrier transitoire.

Lorsque les salariés sont également affiliés à un régime spécial pour lequel les dates d'échéance sont antérieures au 5 ou 15, les dates d'échéance pour la DSN et le paiement des cotisations aux Urssaf et CGSS sont alignées sur celles en vigueur dans ce régime spécial. C'est le cas des employeurs de salariés affiliés à la CRPCEN qui déclarent et versent les cotisations au 5 M+1.

Les entreprises qui régularisent leur situation dans le délai imparti n'encourent pas de pénalités.

Les entreprises qui ne produisent pas la DSN dans les délais encourent une pénalité de 49,665 € par salarié et assimilé.

Cette pénalité s'applique pour chaque mois ou fraction de mois de retard, calculée en fonction de l'effectif connu ou transmis lors de la dernière déclaration produite par l'employeur.

L'employeur qui déclare des rémunérations inexactes pour minorer le montant des cotisations dues encourt une pénalité de 33,11 € par salarié et assimilé.

L'employeur qui omet des données ou donne des informations inexactes dans la déclaration encourt une pénalité égale à un tiers de la pénalité prévue. Pour éviter la pénalité, l'employeur a un délai de 30 jours suivant la transmission de la déclaration portant les données omises ou inexactes.

L'employeur peut demander la remise automatique et gracieuse des majorations et des pénalités de retard s'il respecte les conditions suivantes :

  • aucun constat d'infraction au cours des 24 derniers mois ;

  • le montant des majorations et pénalités est inférieur à 3 311,00 €;

  • le cotisant a réglé les cotisations et fourni la DSN.

La demande de remise gracieuse doit avoir lieu après le règlement de la totalité des cotisations.

Depuis 2018, la DSN vaut fourniture à Pôle emploi de l'attestation si les 12 mois précédents ont été déclarés en DSN mensuelle phase 3.

En fin de contrat, Pôle emploi fournit :

  • soit une attestation employeur rematérialisée (AER), remise au salarié ;

  • soit un compte-rendu métier (CRM) indiquant que l'attestation n'a pu être générée, avec les éléments à rectifier.

Jusqu'à la parution d'un arrêté qui est encore en attente, l'employeur devra fournir l'attestation à Pôle emploi pour :

  • les contrats qui débutent et finissent entre 2 échéances successives de DSN, (sauf intérim, CDD d'usage, saisonniers et associations intermédiaires) ;

  • la fin de contrat des navigants de la marine marchande, des marins-pêcheurs, des dockers, et des ouvriers et techniciens de l'édition d'enregistrement sonore, de la production cinématographique et audiovisuelle, de la radio, de la diffusion et du spectacle.

Pour en savoir plus

Modifié le 26/07/2018 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)
source www.service-public.fr